A iniciativa acontece sob coordenação do Departamento de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas (DMF) do CNJ. O trabalho é dividido em cinco fases: Diagnóstico (levantamento de dados sobre o cartório); Organização cartorária (organização para melhor aproveitamento do espaço físico e prática para o manuseio diário); Triagem (identificação e realocação dos processos nas prateleiras); Estabelecimento de método e rotina de trabalho; e Avaliação dos resultados (acompanhamento das metas estabelecidas e eventuais ajustes no método e na rotina de trabalho).
O Projeto Eficiência pode ser executado em qualquer Vara de Execução Penal, Vara de Execução de Medidas Socioeducativas, Vara Criminal ou Vara Judicial que possua atraso no cumprimento e na apreciação de processos. Uma equipe composta por um membro do DMF e por cincos servidores de Tribunais de Justiça de estados distintos, anteriormente treinados, passa uma semana no cartório, efetuando, em parceria com a equipe local, a reorganização das atividades e competências, alterando-se completamente a rotina de trabalho do lugar. Também é feita uma nova divisão de tarefas, considerando aptidões e limitações pessoais dos servidores das Varas beneficiadas com a ação do Projeto.
“O resultado é surpreendente para eles mesmos”, comenta o coordenador do projeto no DMF, Everton Bernar. Segundo ele, em muitos cartórios a falta de organização atrapalha principalmente o andamento dos processos de execução penal, pois provoca lentidão na apreciação dos benefícios penais, como progressão de regime, livramento condicional, pedidos de remição e indultos. Everton alerta que essa lentidão repercute num grave problema brasileiro: a superlotação carcerária. “Se os benefícios penais saíssem no tempo previsto, teríamos, certamente, presídios menos inchados”, comenta o especialista.
Depois do Projeto Eficiência, as Varas de Execução passam por mudanças aparentemente óbvias e simples, mas que alteram a dinâmica de trabalho e repercutem diretamente na vida de milhares de pessoas. Entre elas, estão: a organização de processos em estantes, permitindo que todos os servidores possam consultá-los e localizá-los de forma fácil e rápida; a identificação de todos os processos corretamente; o alerta de que todo o cumprimento deve ser certificado com a data do cumprimento e o nome do funcionário (inclusive informando quais diligências foram realizadas por e-mail ou telefone); o alerta de que o cumprimento de um despacho ou decisão deve ser completo; jamais fazer atendimentos no interior da serventia, ficando a parte interna do cartório restrita aos servidores.
Em quase dois anos, o Projeto Eficiência já organizou e possibilitou a tramitação mais célere dos processos em 17 Varas Criminais, de Execução Penal e da Infância e Juventude brasileiras.
Exemplo – O último cartório a receber o projeto Eficiência foi o da Vara de Execuções Penais de Porto Velho, ligado ao Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia. A equipe do DMF esteve na cidade nortista no período de 18 a 23 de fevereiro deste ano.
Na Vara de Execução Penal (VEP) de Porto Velho trabalham 10 servidores, auxiliados por cinco estagiários de Direito e três de nível médio. Existem, aproximadamente, 4.500 processos em um sistema misto, entre processos físicos e virtuais. De acordo com o relatório do DMF, os principais problemas encontrados na VEP de Porto Velho foram: a falta de servidores com conhecimento para a realização do cálculo de pena; desorganização do espaço físico, impossibilitando a rápida localização de processos; e utilização inadequada do Projud (sistema eletrônico de tramitação de processos). A Vara também não possuía espaço adequado para atendimento ao público.
Na VEP de Porto Velho, toda a mudança proposta pelo Projeto Eficiência foi implantada. Com as fotos de comparação ao lado é possível perceber a transformação na organização do cartório (a segunda e a terceira foto mostram a VEP antes, e primeira e a quarta, como ficou a Vara depois da ação do Projeto Eficiência).
Novos beneficiados – Em 2013, o CNJ vai realizar o projeto Eficiência em mais cinco Varas ligadas a tribunais federais ou estaduais. O edital para a seleção das unidades escolhidas foi lançado no início de março, podendo-se inscrever tribunais de Justiça estaduais e tribunais regionais federais. A relação dos tribunais selecionados será divulgada nesta segunfa-feira (25/03), por meio de oficio a ser encaminhado para cada contemplado. Os trabalhos do Projeto Eficiência na primeira unidade judiciária a recebê-lo estão previstos para começar em 6 de maio.
Waleiska Fernandes
Agência CNJ de Notícias
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